企業における印鑑管理|効率的に給与計算をする方法|他社に代行してもらおう

効率的に給与計算をする方法|他社に代行してもらおう

企業における印鑑管理

実印

印鑑の効力

会社では対外的な書類の作成や、金融機関や取引先との契約など、様々な場面において会社の印鑑が用いられます。会社で使用される印鑑としては、代表取締役の実印や認印、会社の角印、役職者の氏名印などがありますが、対外的な効力を持つのが、代表取締役の印鑑であり、とりわけ実印の持つ効力はとても大きいです。年金事務所、税務署、ハローワークといった行政機関へ提出する書類については代表取締役の認印でも良しとされますが、金融機関から融資を受けたり、取引先との契約書に押印するのは代表取締役の実印でなければ認めてもらえないことが一般的であり、場合によっては法務局で発行される印鑑証明書を添付するよう求められます。それだけ効力を持つものだけに、事業規模を問わず、総務部長といった責任ある立場の者が管理し、安易に使用されないようにしております。

管理における注意点

ただ、管理とはいっても、総務部長の机の引き出しに入れてあるだけであれば、総務部長が不在の時にこっそり使われてしまうケースも考えられます。今日では社内警備を手厚くする企業が増えているため、実印が外部の者に使用されるケースは殆どありませんが、最も考えられるのは、内部事情を知っている社員が隙を見計らってこっそり押印してしまうケースです。適切な管理方法は、実印を会社の金庫などめったに開けられない場所に保管し、押印が必要となった場合にはその都度、担当者から実印押印の決済をあげてもらうようにすることです。決済をあげてもらうようにすることで安易な目的での実印使用がなくなりますし、何より記録が残るので、後で何か問題があった場合でも簡単に履歴を確認することができます。実印使用の履歴をリスト化している会社も多くあります。